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La gestion des pièces de rechange : Planifier l'imprévisible, OUI c'est possible!

par Gilles Farmer

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'importance fondamentale du service après-vente comme facteur déterminant de leur succès. Malgré une amélioration constante de la qualité, certains biens manufacturés doivent avoir recours aux pièces de rechange, dû au type d'utilisation ou à l'environnement auxquels ils sont exposés. Nous n'avons, entre autre, qu'à penser aux automobiles ou aux équipements utilisés dans les mines, qui doivent demeurer en service 365 jours par année, 24 heures sur 24, afin d'assurer la sécurité des travailleurs ou la rentabilité des entreprises. C'est aussi particulièrement vrai dans l'industrie de l'aéronautique commerciale pour laquelle on doit être en mesure de trouver une pièce de rechange à l'intérieur d'un délai de quatre heures, quand un avion est immobilisé au sol. Pour cette dernière, la disponibilité rapide des pièces, constitue un critère primordial lors du processus d'acquisition d'appareils neufs.

Depuis une vingtaine d'années, il y a eu une rapide évolution des outils utilisés pour la gestion des matières. La planification des besoins matières (MRP), la planification des ressources d'entreprises (ERP), la planification des besoins de distribution (DRP), les principes de Juste-à-Temps, de Kanban ainsi que l'échange électronique de données (EDI), les codes à barres et plus récemment, le commerce électronique, offrent maintenant des solutions intégrées. Les attentes des entreprises sont grandes. Elles ne pourront que continuer à favoriser l'émergence de nouveaux outils au cours des années à venir.

Durant cette même période, relativement peu d'efforts ont été investis afin d'assister les organisations aux prises avec d'importants inventaires consacrés à supporter le service après-vente.

Identification d'une pièce de rechange

Lors de l'identification d'une pièce de rechange, le service de l'ingénierie devra tenir compte des besoins des clients, mais aussi des capacités techniques de ces derniers, tant au plan de l'expertise que de l'équipement. Ces décisions auront un impact lors du design original, de la fiabilité, du niveau d'inventaire, de la désuétude, de la substitution, du niveau de service et même, de la formation des employés.

La stratégie des pièces de service pourra donner lieu à la création d'une liste de matériel particulière aux pièces de rechange, qui devra alors être gérée de la même façon, conséquemment aux changements, qu'une liste de matériel utilisée pour la fabrication d'un produit fini.

Prévision et planification

La prévision constitue la pierre angulaire du succès de l'entreprise pour les pièces de rechange. Bien souvent, l'entreprise désire avoir les pièces en main avant même que la demande ne soit identifiée. Cela est particulièrement important dans les nombreux cas, par exemple de l'industrie aéronautique, où les délais de livraison des fournisseurs s'étalent sur plus de un an.Les prévisions de pièces de rechange doivent être intégrées à la planification des besoins matières par le même processus de révision et d'approbation que celui des produits finis, puisqu'il s'agit, dans bien des cas, d'importants enjeux financiers dont les besoins futurs comportent un niveau d'incertitude. Par ailleurs, cette approche évitera, lors de pénurie de capacité de fabrication, que les pièces de service soient reléguées arbitrairement au second rang, au profit des pièces requises pour les produits finis.

La planification ne doit pas être limitée aux pièces ayant une demande régulière, relativement prévisible et indépendante. C'est pourquoi, des modèles de prévisions devront aussi être développés pour les articles ayant un taux d'utilisation relativement faible et irrégulier et ce, pour les différentes sources de demande, dépendante et indépendante. Dans l'industrie de l'aéronautique, il n'est pas rare d'observer que plus de la moitié des articles ou pièces de rechange entreposés sont consommés moins de deux fois l'an.

Ces prévisions seront le fruit d'un travail d'équipe, se situant fondamentalement à deux niveaux. Le premier est rencontré fréquemment. Globalement, il s'agit d'évaluer le marché potentiel provenant des différentes sources et de définir quelle part l'entreprise obtiendra.

Le second, tout aussi important et complexe, consiste à prévoir les articles requis. En effet, contrairement à un environnement de fabrication de produits finis pour lequel la liste de matériel est clairement prédéfinie, la demande de plusieurs pièces de rechange n'est souvent connue de façon certaine qu'une fois le travail de réparation et révision entrepris.

La fameuse règle de Pareto du 20% / 80% est souvent omniprésente. Non seulement l'entreprise devra-t-elle prévoir et planifier efficacement les articles les plus fréquemment utilisés, mais elle devra aussi mettre en place les outils permettant de planifier efficacement le 80% des pièces qui ne constituent que 20% des besoins. Bien souvent, ces derniers 20% additionnels assureront la satisfaction des clients et le succès de l'entreprise. La recherche opérationnelle nous offre des outils pouvant être d'une grande utilité à ce chapitre.

Les outils de recherche opérationnelle et de planification pourront être supportés par une classification des articles. Dans ce contexte, chacun des articles sera catégorisé suivant son importance relativement aux autres. Cette classification pourra s'effectuer suivant plusieurs critères représentatifs de l'entreprise.

L'organisation pourrait alors décider de maintenir en inventaire les articles qu'elle juge les plus importants. La classification pourra aussi être utilisée afin de mettre en place une stratégie par laquelle l'objectif de niveau de service tiendra compte de l'importance relative de chacun des articles. Par ailleurs, le réapprovisionnement de certains articles pourrait s'effectuer suivant un principe de point de commande et de lot économique, alors que d'autres catégories d'articles pourraient être commandées sur demande seulement.

Niveau de service et niveau d'inventaire

L'entreprise sera confrontée à une décision fondamentale. Elle devra décider quel niveau de service elle désire offrir à ses clients. Dit autrement, elle devra décider pour quelle proportion des demandes non planifiées suffisamment à l'avance, elle désire conserver des inventaires ? Cette décision pourra être déchirante pour certaines organisations. D'un côté philosophique, tous désireront offrir un niveau de service de 100%. Par contre, avec les informations et les outils dont elle dispose, l'entreprise est-elle en mesure d'offrir ce niveau de service à un coût abordable? Quel impact le niveau de service des pièces de rechange a-t-il sur les ventes futures de produits finis ?

Comme nous pouvons le constater, l'entreprise a grand intérêt à investir des efforts afin de développer des outils de prévision et de planification des pièces de rechange. En effet, le niveau de service sera d'autant supérieur et le niveau d'inventaire minimisé, que la précision de chacun des deux niveaux de prévisions sera grande.

Organisation

Au plan organisationnel, les entreprises reconnaissant l'importance des pièces de service préféreront élever cette fonction au niveau stratégique de l'entreprise, afin d'en assurer une bonne visibilité et d'exercer un bon contrôle sur sa planification et distribution.

L'objectif consistera alors à développer et à intégrer les outils de prévision et de planification, supportant les orientations stratégiques de l'organisation et de s'assurer que ces outils comportent la flexibilité requise pour s'ajuster aux changements de stratégie ou de conditions du marché.



Gilles Farmer, B.A.A, est président de 4A Solution